• Bálint Vojnits

Rendezvényszervezés, eseményszervezés adatvezérelten

Frissítve: 2019. nov 13.

Mi a rendezvényszervezések legnagyobb kihívása?

A rendezvényszervező szempontjából a legnagyobb kihívás az eseményekkel kapcsolatban a rendezvénybe fektetett idő, energia és pénz megtérülésének (Return On Investment) biztosítása. Vendég oldalról a legnagyobb kihívás az, hogy olyan rendezvényen vegyek részt, ami nem sablonos és unalmas. Az adatvezérelt megközelítés megoldást tud nyújtani mindkét kihívásra. Hogyan?


Konkrétan fogalmazd meg a rendezvény célját

Bármilyen rendezvényről is legyen szó, az esemény céljának pontos megfogalmazása a program, a tartalom és az előadók szempontjából is kritikus.


Egy pontos célmehatározás mondjuk így hangzik: a rendezvény célja, hogy a bemutatott témával kapcsolatban a rendezvény utolsó előadása előtt hozzon négyszáz regisztrált érdeklődőt és száz előrenedelést a témánkban. Miután sikerül felállítani egy úgynevezett okos célt, vagyis valami olyat ami reális, mérhető, és határidőhöz köthető, meg lehet tervezni a tartalmat, az előadókat és a rendezvény költségeit is.


Mi az a visszafejtő logika?


Az okos, vagyis reális, mérhető, határidőhöz köthető célra azért van szükség, hogy abból előre kiszámatható akciótervet tudjuk készíteni az úgynevezett visszafejtő logikával, vagy más néven reverse engineering gondolkodással. Az alábbiakban bemutatom az adatvezérelt rendezvényszervezés fő lépéseit és az, hogy mit hoz a konyhára a reverse engineering gondolkodás.


Határold be a célcsoportot

Ne akarj mindenkihez szólni. Találd meg azokat, akik hozzád, vagy a már elégedett vevőidhez legjoban hasonlítanak, ugyanazokkal a kihívásokkal külzenek, amire a renezvényen konkrét megoldást kap.

Az emberek számra az idő a legértékesebb. A vendégek akkor szánnak időt és energiát egy eseményre, ha biztosak abban, hogy ott olyasmit kapnak, ami értékes a számukra. Az embereket egy eseményen való megjelenésre az motiválja, hogy értékes, exclusive információhoz juthatnak, friss ismeretet, tudást kapnak, ajándékot kapnak, hasonló érdeklődésü emberekkel találkozhatnak, megmutathatják magukat másoknak, és jól szórakozhatnak.


Helyes célcsoport meghatározásra egy példa: Azok a gyesen lévő, az interneten és közösségi médiában aktív kismamák, akik azon gondolkodnak, hogyan tuják érétkessé tenni a múltban felhalmozott ismeretüket, tudásukat és szabadidejüket valamilyen aktív, begvételtermelő tevékenységgel? A célcsoportra jellemző, hogy élethelyzetükből adódóan rugalmas időbeosztásuk van, szabadidejük inkább a délelőtti időszakban van.


Döntsd el a rendezvény helyszínét

A rendezvény helyszíne a vendégek minőségét és számát időben és térben is korlátozza. Hiszen ha valahol meg kell jelenned, akkor számolnod kell az utazással, az időjárás viszontagságaival és a külső megjelenéseddel is.

Ez a döntés máris objektív, adatvezérelt tud lenni akkor, ha a rendezvény előtt már előre kommunikálsz a célcsoporttal. Hogyan? Természetesen online. Az első feladat, hogy érdeklődő atkív érdeklődő tábort építs a rendezvény témájával kapcsolatban úgy, hogy a célcsoport kihívásairől a különböző online csatornákon (Facebook , Instagram, Youtube, Linkedin, kinek mi) velük párbeszédet folytatsz és közben kideríted azt, hogy kinek milyen helyszín lenne optimális. Az ilyen célcsoportelemzésnek, célzott kutatásnak az eredménye az, hogy az adott eseményt legjobb ha vagy tisztán online térben, vagy vegyesen az online és fizikai térben egyaránt megrendezed. Ha egy esemény kizárólag fizikai térben kerül megrendezésre, akkor azt olyan városban, olyan időpontban kell szervezed, hogy az elérhető legyen a legtöbb ember számára. Nem könnyű feladat. Ráadásul egy fizikai térben megrendezésre kerülő rendezvénynek más költségvetése és időigénye is van.


Fogalmazz célzott üzeneteket

Miután meghatároztuk a célcsoportot, válasszuk ki a legérzékenyebb "nyomógombjukat" és azt aktiváljuk a rendezvény címével és üzeneteivel.

A példánknál maradva egy rendezvény címe mondjuk lehet a következő is:

Hogyan tudod kismamaként az üzleti világban könnyen értékessé tenni magad?


Állítsd fel az interakciós "call to action" pillanatokat


Egy eseményen az emberek a környezetükre reagálnak. Nemcsak úgy, hogy mindent megesznek, megisznak amit látnak, de ha lehetőséget adsz rá és tudod őket motiválni, akkor szavaznak, játszanak, hozzászólnak, kicsomagolnak, kérdeznek, válaszolnak. A vendégek az aktivitásukkal személyes visszajelzéseket adnak. Ezért a feladat az, hogy az esemény alatt, több visszajelzést kapj, amikkel nemcsak a figyelmet és az aktivitást tudod folyamatosan fenntartani, hanem az érdeklődésüket, elköteleződésüket is tudod növelni. Erre kiváló lehetőség, amikor a rendezvény alatt kvízre, választásra, szavazásra, véleménynyilvánításra hívod a vendégeket a saját regisztrációs adataik használatával.



Találd ki a "magic moment"-eket

Egy rendezvény alatt az érdeklődést az úgynevezett magic momentekkel tudod fenntartani. Ezek azok a rendezvény alatt átélt pozitív pillanatok, amikor a vendég olyan értéket, élményt kap, ami valamilyen gesztust varázsol az arcára. Legyen az egy mosoly, vagy egy szemvillanás. A magic moment az a pillanat, amikor a vendég érzi, hogy azt kapja, amiért ő ott van. A leggyakoribb ilyen a fizikai térben megrendezett eseményeken sajnos az ebéd, vagy vacsora. Persze csak akkor, ha addig a vendég nem jut magic momenthez. A magic momentek azok, amire a vendég az esmény után emlékezni fog. Ez a te feladatot.


Mérj, elemezz és tanulj

A rendezvények általában úgy zajlanak, hogy arra a vendégek regisztrálnak, ott megadják a nevüket és az elérhetőségüket. Ezek az adatok a kapcsolattartáshoz és az utánköveéshez feltétlenül fogtosak. A leggyakoribb adat a név és a névhez tartozó e-mail cím, vagy egyre gyakrabban a közösségi profil.

Ahhoz, hogy a rendezvény elérje a célját és a vendég is lehetőség szerint azt kapja, amire neki személy szerint szüksége van, helyben (real time) kell tudnod mérni az előbbiekben elmített call to action, interakciókat is.


Utánkövetés

A legnagyobb pénzkidobás bármilyen eseménnyel kapcsolatban, ha a rendezvényen generált leadek, vagyis a potenciális érdeklődők el vannak hanyagolva, nincs utánkövetés, és ezzel hagyjuk hogy az érdeklődők elköteleződése csökkenjen, vagy teljesen elmúljon. Az utankövetésnél nagyon fontos, hogy az újbóli kapcsolatfelvétel személyre szabott, célzott üzenet legyen.



Ha szívesen olvasnál, vagy hallgatnál engem máskor is, akkor e-mailben értesítelek a legfrissebb blogjaimról. Ok?

RENDBEN

0 megtekintés

Vojnits Bálint

Adatvezérelt digitális növekedés

Copyright © 2019 Design Your Life – Minden jog fenntartva